Règlement d'ordre intérieur(ROI)
Chapitre 1 : Dispositions générales
Article 1 : Le présent règlement d’ordre intérieur est appelé à régir la vie journalière du club « ASBL M.C. BIKE & TRIKE BELGIUM », en application de l’article 28 des statuts.
Article 2 : Seuls le conseil d’administration et les membres effectifs, en ordre administrativement et financièrement, peuvent proposer des modifications à ce règlement. Toute proposition de modification doit être envoyée par lettre au secrétaire minimum huit jours avant la date de l’assemblée générale.
Article 3 : Tous les cas litigieux non prévus au présent règlement seront tranchés par le conseil d’administration du club.
Chapitre 2 : Membres
Article 4 : Admission de membres
Quiconque désire faire partie de l’association comme membre devra demander son inscription au Président. Ce dernier statuera avec les membres du Conseil d’administration au sujet de la demande sans avoir à motiver sa décision d’acceptation ou de refus.
Sont membres adhérents, les personnes qui participent régulièrement aux activités du club, qui ont acquitté le paiement de leur cotisation.
Article 5 : Exclusion de membres
En application de l’article 7 § 12 des statuts, l’assemblée générale peut prononcer l’exclusion d’un membre qui :
Soit se serait rendu coupable d’infraction grave aux lois ou aux statuts et règlement d’ordre intérieur du club :
Soit qui par son comportement aurait porté atteinte au crédit ou au renom du club ou d’un de ses membres ou de la fédération motocycliste de Belgique.
Soit ne respecterait pas les directives imposées par le conseil d’administration, malgré plusieurs rappels à l’ordre.
Article 6 : Tout membre exclu du club ne sera pas remboursé du montant de son inscription au club et ne pourra plus introduire de demande de réinscription.
Article 7 : Seuls les membres en règle de cotisation et l’année de stage écoulée ont droit aux avantages du club.
Article 8 : Seules les concentrations reprisent au calendrier F.M.B. seront prisent en compte pour les classements moto tourisme.
Chapitre 3 : Assemblée générale
Article 9 : L’assemblée générale est souveraine. Ses décisions sont définitives et sans appel.
Article10 : Elle délibère sur les points figurant à l’ordre du jour, approuve les comptes, donne la décharge au conseil d’administration pour la gestion écoulée et approuve le budget de l’année en cours.
Article 11 : Les travaux de l’assemblée générale comprennent notamment les points suivants :
-Vérification des pouvoirs des membres délégués ;
-Allocation du président sur l’exercice écoulé et les perspectives futures ;
-Rapport du secrétaire ;
-Rapport du trésorier ;
-Examen et approbation du bilan et des comptes de l’exercice antérieur et décharge aux administrateurs ;
-Examen et approbation du budget de l’année en cours ;
-Election des membres du conseil d’administration ;
-Examen des propositions de modifications aux statuts et au ROI ;
-Interpellations ;
-Divers ;
Article 12 : Toute demande d’interpellation à l’assemblée générale doit émaner d’un membre effectif et doit être envoyée par lettre au secrétaire huit jours au moins avant la date de l’assemblée générale.
Article 13 : Les votes se font à main levée sauf lorsqu’il s’agit de vote sur des personnes ou lorsqu’un cinquième des membres fait la demande d’un vote secret.
Article 14 : Le résultat des votes est calculé uniquement en fonction des votes valablement émis. Un bulletin blanc est considéré comme valable.
Article 15 : Le secrétaire effectue le dépouillement, avec l’aide de deux scrutateurs désignés par l’assemblée générale.
Chapitre 4 : Administration
Article 16 : Le club est administré par un conseil d’administration composé :
- Des trois membres fondateurs de l’asbl, leur mandat n’expire que pars décès ou démission.
- Des membres effectifs permettant d’atteindre cinq administrateurs maximums. Ils seront élus par l’assemblée générale pour un terme de cinq ans éventuellement renouvelable.
Article 17 : Le conseil d’administration peut être assisté dans sa tâche par des techniciens professionnels, qu’il choisit librement.
Article 18 : Les trois mandats au conseil d’administration des fondateurs de l’asbl ont une durée illimitée. Les deux mandats restants au conseil d’administration prennent fin normalement à l’échéance de la période de cinq ans mais un administrateur sortant est rééligible, sauf avis contraire de sa part. Est cependant réputé démissionnaire, un administrateur absent sans raison valable à plus de la moitié de sa part. Est cependant réputé démissionnaire, un administrateur absent sans raison valable à plus de la moitié des séances du conseil d’administration durant un exercice.
Article 19 : Pour être élu au conseil d’administration, un candidat doit :
-Etre membre effectif du club ;
-Etre âgé de 18 ans ou disposer de l’autorisation parentale officielle ;
-Avoir réalisé un an de stage au sein du club ;
-Jouir de ses droits civils et politiques ;
-Envoyer sa candidature motivée au secrétaire du club huit jours au moins avant la date de l’assemblée.
Article 20 : Les élections se font au bulletin secret. Sont élus les candidats qui recueillent la majorité simple des voix, dans l’ordre des voix de préférence compte tenu des sièges à pourvoir.
Si tous les mandats ne sont pas attribués après le premier tour, il est procédé à un second tour entre les candidats non élus ayant le plus grand nombre de voix compte tenu des sièges à pourvoir plus un. Au second tour, l’élection se fait à la majorité simple.
Article 21 : Directement après l’assemblée générale, le conseil d’administration élit en son sein les candidats aux fonctions suivantes :
-
Président ;
-
Vice-président ;
-
Secrétaire-Trésorier.
Toutes ces personnes forment automatiquement le bureau exécutif, organe auquel le conseil d’administration peut déléguer une partie de la gestion quotidienne du club, pour gagner en efficacité et accélérer la prise des décisions.
Aussi, pour mener à bien sa mission, le bureau exécutif peut lui aussi faire appel à toute personne, dont les connaissances et l’expérience sont particulièrement intéressantes.
Article 22 :
Conditions à remplir pour être secrétaire-trésorier :
Etre titulaire d’un diplôme d’étude supérieur (secrétariat, sciences juridiques, gestion,comptabilité …) ou justifier d’une expérience réussie de minimum 5 ans dans le même type de fonction ;
Etre en possession d’un certificat bonne vie et mœurs de moins de 2 ans lors de la demande ;
Jouir de ses droits civils et politiques ;
Avoir une orthographe irréprochable ;
Savoir utiliser les programmes Word, Excel, Face Book et gérer le site internet du club ;
Avoir de bonnes bases en néerlandais et en anglais ;
Etre au fait du règlement FMB.
Conditions à remplir pour être vice-président :
Etre titulaire d’un diplôme d’étude supérieur du type gestion ;
Pouvoir justifier d’une expérience réussie d’au moins 5 ans en tant qu’administrateur de société, d’asbl ou de gestion d’équipe ;
Etre en possession d’un certificat bonne vie et mœurs de moins de 2 ans lors de la demande ;
Jouir de ses droits civils et politiques ;
Etre au fait du règlement FMB ;
Avoir de bonnes bases en néerlandais et en anglais.
Conditions à remplir pour être président :
Idem vice-président ;
Capacité d’orateur afin de défendre le club et ses membres aux diverses réunions ;
Etre capable physiquement et financièrement de représenter le club durant tout son mandat en participant au maximum de rondes FMB tant nationales qu’internationales ainsi qu’à divers évènements de sports moteurs.
Article 23 : La fonction de président n’est cumulable avec aucune autre au sein du club.
Le président dirige les travaux des assemblées générales, des conseils d’administration et des bureaux exécutifs.
Il fait appliquer la politique générale du club définie par le conseil d’administration et dirige l’ensemble de l’organigramme.
Il représente le club vis-à-vis de l’extérieur et est l’interlocuteur unique vis-à-vis des autorités publiques.
Il a la faculté d’assister de droit à toutes les séances des commissions.
En cas d’absence, il délègue ses pouvoirs au vice-président ou au plus âgé des administrateurs.
Article 24 : Le vice-président est chargé d’assister en permanence le président dans sa tâche.
Il peut assister de droit à toutes les séances des commissions.
Article 25 : Le secrétaire-trésorier est responsable du suivi administratif de tous les dossiers du club.
Il prépare les réunions des différentes instances du club et est l’organe permanent de liaison entre ceux-ci.
Il rédige les ordres du jour et les rapports des assemblées, conseils et bureaux.
Il peut assister de droit à toutes les séances des commissions.
Il peut être aidé dans sa tâche par un secrétaire adjoint ou par un agent administratif professionnel.
Il est responsable de la gestion financière des décisions du conseil d’administration.
Il est chargé de donner suite aux correspondances financières et de veiller à la régularité de l’encaissement des créances et du règlement des dettes.
Il informe le conseil d’administration à chaque séance de la situation financière et établit annuellement les comptes et le bilan du club.
Il prépare les budgets prévisionnels.
Il est enfin tenu de présenter chaque année à l’assemblée générale les comptes et le bilan de l’exercice écoulé ainsi que le budget de l’année en cours.
Il peut se faire aider dans sa tâche par un comptable professionnel.
Article 27 : Vu leurs fonctions de représentants du club, le président, vice-président, secrétaire-trésorier se voient exemptés de la redevance annuelle au club.
Article 28 : Les propriétaires du siège mettent à la disposition du club un local de festivités exclusivement réservé aux organisations officielles comme les beaches parties, les réunions, les assemblées générales et les soirées « bar open » du club. En aucun cas ledit local ne sera prêté ou loué aux membres du club pour des organisations privées ou publiques.
Article 29 : Le club et ses administrateurs sont couverts par une assurance organisation et une assurance responsabilité civile administrateur.
Article 30 : Le conseil d’administration crée toutes les commissions qu’il souhaite. Il en détermine la composition, les missions, les pouvoirs et éventuellement la durée.
Chaque commission est automatiquement dirigée par un administrateur, lequel est chargé de rendre compte régulièrement au conseil d’administration des avancées obtenues.
Article 31 : Ces commissions effectuent les missions suivantes :
Commission administrative et financière
- assurer la gestion financière du club ;
- assurer la gestion administrative du club ;
- assurer les relations avec la fédération ;
- crédibiliser l’image du club et rechercher des partenaires.
Commission sportive
- fixer la politique sportive du club.
Commission sponsoring-marketing-relations publiques
- crédibiliser l’image du club ;
- assurer les relations avec le milieu économique et politique ;
- rechercher des partenaires.
Commission promotion-animations
- crédibiliser l’image du club ;
- organiser des activités festives au sein du club.
Article 32 : L’administrateur responsable de chaque commission est chargé de composer son équipe de collaborateurs. Il sollicite les candidats puis propose des noms au conseil d’administration qui doit approuver la composition définitive de chaque commission.
Chapitre 5 : Les droits et les obligations du club.
1. Droits et devoirs
-
Le club doit informer ses membres sur les dispositions prévues dans les statuts et règlement de sa fédération, à propos :
1. Des droits et devoirs des membres et des clubs
2. De la procédure disciplinaire en vigueur
3. De la sécurité
4. Des contrats d’assurance
-
Le club doit tenir à disposition de ses membres, en son siège, l’ensemble des documents.
2. Sécurité
Le club doit prendre les mesures appropriées pour assurer la sécurité de ses membres et des participants aux activités qu’il organise.
Chapitre 6 : Remise des prix et récompense.
Chaque année, les deux premiers pilotes ou passagers ayant parcouru le plus de kilomètres en FMB durant la saison, reçoivent un cadeau de la part du club à la condition de s'être réinscrit au club pour la saison suivante.
Ce règlement d’ordre intérieur entre en vigueur à partir du 10/02/2019.
A.S.B.L Moto Club Bike & Trike Belgium Siège Social ; 15, Rue du Bois 5310 Dhuy – Les Boscailles
N° d’entreprise 0543.783.087
Président : Amaury Jehay 15, Rue du Bois 5310 Dhuy – Les Boscailles GSM 0477/430274
Vice-président : Yves Doppagne 86, Chemin de Sovet 5502 Thymes
Secrétaire – trésorière : Marie-Françoise Magnée 15, rue du Bois 5310 Dhuy - Les Boscailles GSM 0496/360351
N° Compte IBAN-BE 08751206840113
E-mail moto.club.btb@gmail.com
